Projekt-Änderungsantrag in Word – mit Vorlage zum Download

Projekte sind alles andere als statisch. Projekte in denen die Annahmen aus der Initiierungsphase bis zum Projektabschluss konstant bleiben, sind eher die Ausnahme. Damit Sie als Projektleiter Ihren Job richtig machen, müssen Sie die Auswirkung von Veränderungen für Ihre Stakeholder sichtbar machen. Das schützt Sie als Projektleiter und schafft Transparenz für alle Projektbeteiligten. Selbstverständlich ist es Ihr Job, Änderungen bestmöglich vom Projekt fernzuhalten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Sie nie fertig werden mit Ihrem Projekt. Soweit eine vom Auftraggeber gewollte Veränderung jedoch Einfluss auf Zeit, Kosten, Ressourcen oder Qualität/Umfang Ihres Projekts hat, sollten Sie einen Projekt-Änderungsantrag verwenden.

Projekt-Änderungsantrag schützt die Projektleitung – und schafft Transparenz für Auftraggeber

Der Projekt-Änderungsantrag ist das Instrument in dem Sie die Auswirkungen einer Veränderung auf Zeit, Kosten, Ressourcen und Qualität/Umfang dokumentieren. Der Projekt-Änderungsantrag muss von Ihrem Auftraggeber unterschrieben werden, damit er verbindlich wird. Erst wenn Sie einen genehmigten Projekt-Änderungsantrag vorliegen haben, sollten Sie die Veränderung umsetzen, da Sie sonst Gefahr laufen, Ihre Ziele nicht zu erreichen, falls die Änderung doch nicht genehmigt wird. Sie haben als Projektleiter auf diese Weise auch ein Druckmittel, um die Willensbildung und den Genehmigungsprozess bei einer Veränderung zu beschleunigen.

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Änderungsantrag Projekt

Änderungsantrag Projekt

Wer erstellt den Projekt-Änderungsantrag?

Den Projekt-Änderungsantrag erstellen Sie als Projektleiter. Sie sind derjenige, der alle Beteiligten zusammentrommeln kann, um den Einfluss der Veränderung bewerten zu lassen. Selbstverständlich stehen Sie bei der Formulierung des Projekt-Änderungsantrags im engen Austausch mit Ihrem Projekt-Auftraggeber. Insbesondere bei der Bewertung der Auswirkungen empfiehlt es sich, den Projekt-Auftraggeber  und das umsetzende Projekt-Team an einen Tisch zu setzen. Auf diese Weise hat der Projekt-Auftraggeber die Möglichkeit, Optionen kennenzulernen, wie sich die Veränderung mit möglichst geringem Aufwand realisieren lässt.

Was enthält der Projekt-Änderungsantrag?

Vom Aufbau her ähnelt der Projekt-Änderungsantrag dem Projektauftrag. Anders als beim Projektauftrag, der weiterhin seine Gültigkeit behält, müssen hier jedoch nicht alle Details des Projekts wiederholt werden, sondern es werden die Parameter aufgeführt, die durch die Veränderung angepasst werden müssen.

  • Zunächst wird dargestellt, worin die Veränderung besteht, welche Ziele mit der Veränderung erreicht werden sollen, erläutert durch eine Begründung der Veränderung.
  • Im weiteren werden nacheinander die Auswirkungen auf Qualität/Umfang, Zeit, Ressourcen, Kosten dargestellt.
  • Soweit sich durch die Veränderung Anpassungen an der Projekt-Organisation ergeben wird als nächstes der veränderte interne und externe Ressourcenbedarf dargestellt. Dabei wird sowohl der alte wie der neue Umfang für die jeweilige Ressource dargestellt, um die Veränderung möglichst quantitativ bewerten zu können. Taucht eine neue Ressource auf, die im ursprünglichen Auftrag nicht existierte, muss nur die Spalte „Umfang (Tage) neu“ ausgefüllt werden.
  • Anschließend wird der Projektumfang konkretisiert. Welche Änderungen ergeben sich für das Produkt? Unter welchen Umständen wird die Umsetzung vom Auftraggeber akzeptiert (Akzeptanz-Kritieren)?
  • Bei der Zeitplanung werden das ursprünglich und das neu geplante Datum der kommenden Meilensteine aufgeführt. Wurde ein Meilenstein neu aufgenommen, den es ursprünglich nicht gab, taucht nur das Datum in der Spalte „neu“ auf.
  • Es folgt die Planung des Budgets sowie die Neuberechnung der Wirtschaftlichkeit, die sich durch die Veränderung ergibt. Die Ursprünglichen Werte werden gegenübergestellt.
  • Abschließend erfolgt eine Risikobewertung. Hier sollten unabhängig vom ursprünglichen Projektauftrag alle aktuell im Projekt existierenden Projekt-Risiken erwähnt werden – insbesondere diejenigen, die sich aus der aktuellen Veränderung ergeben.

 

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Marco Elling

Diplom-Betriebswirt. Projektmanager seit 1996. Zertifizierter Strategieberater. Fokus: Strategieentwicklung & Zielerreichungssysteme.

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