Projektauftrag in Word

Der Projektauftrag ist die Geburtsurkunde eines Projekts. Hierin wird der Name des Projekts niedergeschrieben, geklärt, wer der Initiator des Projekts ist und was dieser durch das Projekt erreichen will. Es werden wesentliche Parameter (Zeitplanung, Budgetplanung, inhaltlicher Umfang, Qualitätsanforderungen) definiert. Da der Projektauftrag ein Ergebnis der Initiierungsphase ist – also zu einem sehr frühen Projektzeitpunkt entsteht – ist es verständlich, dass nicht alle Parameter zu diesem Zeitpunkt bekannt sein können.

Dennoch sollte der Projektauftrag in hohem Maße verbindlich sein für alle Beteiligten. Die Verbindlichkeit wird dadurch unterstrichen, dass Auftraggeber und Projektmanager das Dokument gemeinsam unterschreiben. Ziel ist es, dass der Projektauftrag bereits so konkret ist, dass er während des Projekts nicht mehr verändert wird.

Damit dies erreicht werden kann, ist einige Vorarbeit erforderlich: Gespräche mit Stakeholdern, Sammeln historischer Daten von Vorprojekten, das Entwickeln eines Business-Cases, der die Existenzberechtigung des Projekts dokumentiert, Gespräche mit potentiellen Lieferanten (intern, extern), um Zeit, Kosten und Risiken bewerten zu können.

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Hilfreich: Die Erstellung des Projektauftrags als Vorprojekt organisieren.

Da die Vorarbeiten zur Erstellung des Projektauftrags häufig sehr komplex sind und trotz intensiver Recherche nicht abschließend sein können, werden große Projekte vielfach aufgeteilt, um greifbare Pakete zu erhalten. Beliebt ist, ein Vorprojekt „Grobkonzepterstellung“ durchzuführen, in dem die Anforderungen und Abhängigkeiten ermittelt werden. Im Rahmen des Grobkonzept-Projekts werden Interviews mit den Stakeholdern bezüglich ihrer inhaltlichen und qualitativen Anforderungen sowie mit internen und externen Lieferanten bezüglich Kosten, Zeit, Abhängigkeiten und Risiken geführt. Die Ergebnisse dieses Vorprojekts münden dann in den eigentlichen Projektauftrag, der vom Auftraggeber und Projektleiter unterschrieben werden.

 

Änderungen am Projektauftrag sollten die Ausnahme sein!

Nachdem der finale Projektauftrag nun fundiert und unterschrieben vorliegt, sollten Änderungen nur noch erfolgen, wenn äußerst wichtige Gründe vorliegen. Änderungen am Projektauftrag haben in der Regel vielschichtige Effekte auf Zeit, Kosten und Qualität eines Projekts. Diese müssen ermittelt werden. Hierzu dient als Werkzeug der Änderungsantrag. Der Aufwand zur Erstellung eines Änderungsantrags einschließlich der zugehörigen Kalkulation kann durchaus als Abschreckung verstanden werden, um unbedeutende Änderungen vom Projekt fern zu halten. Als Projektleiter sind Sie in erster Linie verpflichtet, ihre Projektziele zu erreichen. Wenn wichtige Gründe dafür sprechen, müssen Sie flexibel auf Änderungen reagieren können. Sie sollten jedoch vermeiden, dass jede neue Idee oder Anforderung zu einem Änderungsantrag führt. Dann werden Sie nämlich niemals fertig mit Ihrem Projekt!

 

Wer erstellt den Projektauftrag?

In der Theorie wird der Projektauftrag vom Auftraggeber also einer Person aus dem Management erstellt. In der Realität ist es jedoch so, dass die Erstellung des Projektauftrags bereits vom Projektmanager in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber und dem Projektteam erfolgt.

 

Was enthält der Projektauftrag?

• Name des Projekts
• Auftraggeber des Projekts
• Projektleiter
• Beschreibung des Projekts (Was ist der Anlass für das Projekt? Welchem Zweck dient das Projekt?)
• Business-Case (Ist das Projekt durch wirtschaftliche Kriterien gerechtfertigt?)
• Quantifizierbare Projektziele
• Nicht-Projektziele (Grenzen Sie im Projektauftrag deutlich ab, was Sie im Rahmen des Projekts tun werden und was nicht! Ansonsten sind Konflikte vorprogrammiert.)
• Organisation des Projekts (Wer sind die Stakeholder des Projekts? Welche Rolle haben diese im Projekt? Welche Ressourcen werden im Projekt benötigt? Welche Befugnisse hat der Projektleiter? Gibt es neben dem Auftraggeber ein Steuerungsgremium?)
• Umfang des Projekts / Qualität (Welche Erwartungen von Stakeholdern sollen erfüllt werden? Wie soll das Ergebnis des Projekts aussehen? Wie lauten die Akzeptanzkriterien, die der Auftraggeber bei der Abnahme des Projekts zugrunde legt?)
• Zeitplanung (Wann müssen welche Meilensteine erreicht werden? Welche zeitlichen Abhängigkeiten gibt es?)
• Budgetplanung (Wie hoch sind die Investitionen? Wie hoch die Projektkosten? Welche Betriebs- und Folgekosten sind zu erwarten? Wie ist die Wirtschaftlichkeit des Projekts? Welche Einnahmen und / oder Ersparnisse werden durch das Projekt erzielt und wie lautet das Ergebnis nach Abzug der Investitions-, Projekt- und Folgekosten?)
• Risiken (wie hoch ist die Eintrittswahrscheinlichkeit der bekannten Risiken? Welche Gegenmaßnahme sind bereits heute denkbar, damit das Risiko nicht eintritt?)
• Unterschrift von Auftraggeber, Projektleiter und ggf. Steuergremium

Tipp: Die soeben erarbeitete Vorlage können Sie sich fix und fertig herunterladen. Projektmanagement24 bietet zahlreiche Projektmanagement-Vorlagen. Unter anderem auch die Vorlage Projektauftrag in Word.

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