Projekt-Abschlussbericht in Word – mit Vorlage zum Download
.Im Projekt-Abschlussbericht werden die Ergebnisse eines Projekts sowie die gesammelten Erfahrungen aus dem Projektverlauf dokumentiert.Welchen Zweck erfüllt der Projekt-Abschlussbericht?
- Mit Unterzeichnung des Projekt-Abschlussberichts erkennt der Auftraggeber an, dass das Projekt abgeschlossen ist.
- Der unterschriebene Projekt-Abschlussbericht führt zu einer formellen Entlastung des Projektleiters sowie des Projektteams.
- Der Projekt-Abschlussbericht dient zukünftigen Projektteams als Erfahrungsbericht.
- Aus dem Projekt-Abschlussbericht lassen sich Kosten- und Zeitschätzungen sowie Ressourcen-Bedarfe für künftige vergleichbare Projekte ableiten.
- Einmal gemachte Fehler können aufgrund des Projekt-Abschlussberichts in zukünftigen vergleichbaren Projekten vermieden werden.
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Abschlussbericht Projekt
Wer erstellt den Projekt-Abschlussbericht?
Den Projekt-Abschlussbericht tragen Sie als Projektleiter zusammen. Dabei bedienen Sie sich der Hilfe Ihres Projektteams (Lessons Learnt), der Auftraggeber (wurden die Ziele aus Sicht des Auftraggebers erreicht?) und soweit vorhanden des Controllings (Abgleich SOLL und IST für Kosten und Ressourceneinsatz). Genehmigt wird der Projekt-Abschlussbericht vom Steuerkreis, je nach Organisationsform nur vom Auftraggeber.
Was enthält der Projekt-Abschlussbericht?
Der Projekt-Abschlussbericht stellt das Gegenstück zum Projektauftrag dar. Im Projekt-Abschlussbericht wird geprüft, ob die Pläne aus dem Projektauftrag umgesetzt wurden. Entsprechend sind beide Dokumente ähnlich aufgebaut. Im Unterschied zum Projektauftrag liegt der Schwerpunkt beim Projekt-Abschlussbericht im SOLL-IST-Vergleich sowie der Dokumentation des Projektverlaufs (Lessons Learnt). Folgende Informationen sind im Projekt-Abschlussbericht enthalten:
- Zunächst einmal wird die Motivation zur Durchführung des Projekts (Projektbegründung, Projektbeschreibung, Projektziele, Nicht-Projektziele) dargestellt. Soweit es im Projektverlauf zu keinem Projekt-Änderungsantrag gekommen ist, können Sie diese Punkte 1:1 aus dem Projektauftrag übernehmen. Soweit es zu Projekt-Änderungsanträgen gekommen ist, ist der jeweils letzte Stand zur Projekt-Motivation zu übernehmen.
- Im nächsten Schritt wird die Projekt-Umsetzung beschrieben. Welche Änderungen, Probleme und Störungen gab es im Projektverlauf. Hierauf ist insbesondere einzugehen, wenn es zu Abweichungen zwischen Projektauftrag und Projektergebnis gekommen ist. Weiterhin sind die Projekt-Meilensteine mit ihren SOLL- und IST-Terminen zu nennen.
- Als nächstes sind die Projektergebnisse zu nennen. Welche Ziele sollten erreicht werden. Wurden diese Ziele erreicht? Kam es zu Abweichungen sollten in der Spalte „Bemerkungen“ entsprechende Erläuterungen folgen.
- Zu den Projektergebnissen zählen auch die Lessons Learnt. Lessons Learnt sind die Lektionen, die der Projektleiter und das Projekt-Team aus dem Projekt gelernt haben. Diese Information ist insbesondere für zukünftige Projekte hilfreich, da Fehler, die im Projekt begangen wurden von künftigen Teams vermieden werden können.
- Als nächstes wird das weitere Vorgehen beschrieben. Sind Punkte im Projekt offen geblieben? Ergeben sich aus dem aktuellen Projekt Folgeprojekte?
- Im Weiteren ist ein SOLL-IST-Vergleich des Ressourcen-Einsatzes sowie des Budgets durchzuführen. Bei Abweichungen sind entsprechende Erläuterungen beizufügen.
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