Agenda für Projektmeetings - mit Vorlage zum Download in Word - Projekmanagement24

Agenda für Projektmeetings – mit Vorlage zum Download in Word

.Jedes Projektmeeting sollte eine klare Agenda haben. Nur so stellen Sie als Projektleiter sicher, dass ihr Projektmeeting zielführend ist. Wer im Kleinen (bei jedem einzelnen Projektmeeting) darauf achtet, dass das Meeting im Zeitrahmen und zielführend abläuft, schafft eine gute Basis, dass das gesamte Projekt im Zeitrahmen und zielführend verläuft.

Warum ist eine Agenda für Projektmeetings wichtig?

  • Eine Agenda sorgt für zeitliche und inhaltliche Struktur im Projektmeeting.
  • Alle Teilnehmer kennen durch die Agenda die Ziele des Projektmeetings und haben die Chance Ergänzungen beizusteuern und sich auf das Projektmeeting vorzubereiten.
  • Alle Teilnehmer kennen durch die Agenda die Zeit, die für jeden Agenda-Punkt des Projektmeetings vorgesehen ist. Die Teilnehmer tragen nun eine Teil-Verantwortung dafür, dass das Projektmeeting rechtzeitig beendet werden kann.

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Agenda Meetings

Agenda für Meetings – Vorlage in Word

 

Wie ist mit der Agenda für Projektmeetings umzugehen?

  • Tragen Sie in die Spalte „Thema“ eine kurze aber sprechende Bezeichnung ein, was der Inhalt dieses Tagesordnungspunkts ist und welche Zielsetzung erreicht werden soll.
  • Tragen Sie in die Spalte „Dauer“ ein, wieviel Zeit für diesen Agendapunkt vorgesehen ist. Befragen Sie dazu die Person, die für diesen Agendapunkt verantwortlich ist.
  • Unter „Verantwortlich“ tragen Sie die Person ein, die diesen Agendapunkt vortragen wird.
  • Versenden Sie die Agenda so frühzeitig wie möglich VOR jedem Meeting. In vielen Projekten ist eine Zeit vereinbart, wie viele Stunden/Tage vor dem Projektmeeting die Agenda verschickt sein muss. Jeder Teilnehmer muss die Chance haben, sich die Agenda vor dem Meeting anzuschauen. Mindestens einen Tag vor dem Projektmeeting sollte die Agenda auf jeden Fall bei allen Beteiligten vorliegen.
  • Drucken Sie die Agenda in ausreichender Anzahl aus und legen Sie jedem Teilnehmer ein Exemplar auf den Tisch. Alternativ können Sie die Projektmeeting-Agenda auch auf ein Flipchart schreiben.
  • Achten Sie während des Projektmeetings darauf, dass die Agenda eingehalten wird.
  • Verwenden Sie für das anschließende Protokoll zu dem Projektmeeting dieselben Themen-Bezeichnungen, damit sich die Teilnehmer zurechtfinden.

 

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Marco Elling

Diplom-Betriebswirt. Projektmanager seit 1996. Zertifizierter Strategieberater. Fokus: Strategieentwicklung & Zielerreichungssysteme.

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