Word-Vorlage zur Erstellung von Protokollen – mit Download
.Ein Projektmeeting macht nur dann Sinn, wenn die Ergebnisse des Meetings in Form eines Protokolls festgehalten werden. Nur zu schnell geraten die Ergebnisse eines Meetings sonst in Vergessenheit und Verantwortlichkeiten werden unklar. Daher ist es wichtig ein Protokoll anzufertigen. Gleichzeitig darf der Zeitaufwand zur Erstellung von Protokollen nicht zu hoch sein.
Warum ist ein Protokoll wichtig?
- Ein Protokoll verhindert, dass wichtige Ergebnisse in Vergessenheit geraten
- Ein Protokoll regelt Termine und Verantwortlichkeiten für offene Punkte
- Ein Protokoll hilft auch nach längerer Zeit, Entscheidungen zu rekonstruieren
Zugang zu dieser Word Vorlage und zahlreichen anderen Vorlagen erhalten Kunden weiter unten bei Klick auf den Button. Die Vorlage bildet alle wichtigen Informationen ab, mit denen sich jedes Meeting effizient protokollieren lässt.
Protokoll für Projektmeetings als Vorlage in Word zum Download
Folgende Informationen sollte das Protokoll eines Projektmeetings enthalten:
- den Namen des Projekts bzw. den Anlass des Meetings
- das Datum und die Uhrzeit zu der das Meeting stattgefunden hat
- den Ort an dem das Meeting stattgefunden hat (bzw. der Raum)
- die Teilnehmer des Meetings
- in das Feld „Fehlend“ werden die Namen derjenigen eingetragen, die nicht an dem Meeting teilgenommen haben.
- das Datum an dem das Protokoll erstellt wurde
- in das Feld „erstellt von“ wird eingetragen, wer das Protokoll angefertigt hat
- die Spalte TOP enthält eine fortlaufende Nummer der einzelnen Tagesordnungspunkte
- Unter „Thema“ werden die einzelnen Themen des Meetings protokolliert, Ergebnisse notiert, offene Punkte eingetragen.
- Soweit sich aus einem Thema ein Termin ableiten lässt, wird dieser in der nächsten Spalte des Protokolls notiert
- Soweit sich aus einem Thema eine Aufgabe ableiten lässt, wird in der letzten Spalte der Verantwortliche protokolliert
Protokoll als Vorlage in Word zum Download:
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Auf http://www.facebook.com/Projektmanagement24/posts/340905632678351 weist Marco H. darauf hin, dass Team-Meetings natürlich auch dann Sinn machen, wenn das "Team-Gedächtnis" die Ergebnisse trägt – z.B. im agilen Projektmanagement. Das ist natürlich wahr! Im agilen Umfeld ist die Abstimmungsfrequenz i.d.R. höher.
Jedoch dort wo Menschen verschiedener Fachrichtungen zusammenkommen – und das auch noch mit größerem Zeitabstand – zeigt sich, dass ein Meeting ohne Protokoll häufig verpufft oder unverbindlich bleibt.