Begin with die End in Mind. Mein erstes Dokument in einem neuen Projekt? Der Abschlussbericht.

Projekt-Skizze? Projekt-Idee? Projektantrag? Projektauftrag? Häufig werde ich in Coachings und Trainings gefragt: Welche Dokumente braucht es im Projekt? Und womit fange ich an?

Meine Antwort: "Ich starte mit dem Abschlussbericht."

"Hääh?" Fragende Blicke.

Das Motiv dahinter: Begin with the End in Mind.

Ich schreibe zu Beginn des Projekts bereits auf, was am Ende des Projekts stehen soll. Es ist eine Art Zukunftsbild.

Es ist klar, dass zu diesem Zeiptunkt noch wesentliche Informationen für einen Abschlussbericht fehlen. Daher schreibe ich zunächst "ENTWURF" drüber.

Ich befülle den Abschlussbericht mit den Informationen, die mir zu diesem Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Beim Rest steht "Work in Progress".

Warum dieses Vorgehen?

Der Gedanke, dass das Projekt quasi schon abgeschlossen ist, erhöht bei den Beteiligten die Lust auf das Vorhaben und regt dazu an, sich die Ergenbisse bereits sehr konkret vorzustellen.
Ich selbst bin mit diesem Vorgehen von Anfang an auf den erfolgreichen Abschluss des Projekts fokussiert.
Wenn ich vom Ende her schaue, ist die Wahrscheinlich deutlich größer, dass ich an die wesentlichen Dinge denke.
Ich habe bereits einen mentalen Durchlauf meines Projekts hinter mir. Das gibt mir bei Stakeholdern ein komplett anderes Auftreten als wenn ich zunächst mit einer vagen Idee ins Rennen gehe.
Im Laufe des Projekts befüllt sich das Dokument Schritt für Schritt. Und so wird aus einem anfänglich lückenhaften Abschlussbericht eine vollwertige Projekt-Skizze und ein genehmigungsfähiger Projekt-Auftrag. Einige Klienten berichten, dass sie das Dokument sogar als Status-Bericht verwenden.
Und mal ehrlich: Wer macht am Ende eines Projekts wirklich noch (gerne) einen Abschlussbericht? Mit diesem Vorgehen ist der Abschlussbericht „on the fly“ fertig. Ohne zusätzlichen Aufwand.
Außerdem: Statt 4 oder 5 unterschiedliche Dokumente zu verwenden, reicht ein einziges.

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Marco Elling

Diplom-Betriebswirt. Projektmanager seit 1996. Zertifizierter Strategieberater. Fokus: Strategieentwicklung & Zielerreichungssysteme. Sie haben Interesse an Beratung, Training, Coaching rund um Ihre Projekte oder Ihre Projekt-Organisation? Vereinbaren Sie gerne einen Kennenlern-Termin.