Zeitstrahl mit PowerPoint erstellen – PPT Vorlage zum Download

Im Projektmanagement benötigen Sie in vielen Situationen einen Zeitstrahl. Wenn Sie beispielsweise darstellen wollen, welchen Status ein Projekt hat, so ist es hilfreich, zeigen zu können, welche Arbeitspakete bzw. Phasen bereits erledigt sind, und welche noch folgen werden. Die meisten Projektmanagement-Werkzeuge (MS Project, OpenProj etc.) bieten die Möglichkeit, Arbeitspakete / Phasen in Form von Gantt-Diagrammen auf der Zeitachse darzustellen. Häufig sind diese Darstellungen aber viel zu komplex und für eine Präsentation ungeeignet. Daher empfehle ich Ihnen die Anwendung der nachfolgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung innerhalb einer PowerPoint Präsentation.

 

Schritt 1: Tabelle einfügen

Klicken Sie in Powerpoint auf „Einfügen“,  dann auf das Symbol „Tabelle“ und dann auf „Tabelle einfügen“.

Tabelle erstellen

 

Schritt 2: Spalten und Zeilen festlegen

Überlegen Sie sich, wie viele Zeitabschnitte Sie für Ihre Darstellung benötigen. Im Beispiel verwende ich 12 Monate. Sie können aber genauso gut 8 Wochen, 14 Tage oder 6 Jahre verwenden. Wählen Sie entsprechend die Anzahl der Spalten (im Beispiel: 12). Für die Zahl der Zeilen wählen Sie 1.

Spalten und Zeilen einfügen

Spalten und Zeilen einfügen

Sie sehen nun, wie Ihre leere Tabelle in der Powerpoint-Folie erscheint:

Zeitstrahl - Tabelle

Zeitstrahl – Tabelle

 

Schritt 3: Zeitabschnitte für den Zeitstrahl festlegen

Beschriften Sie nun die Zeitachse. Klicken Sie dazu mit Ihrer Maus in die erste Spalte und schreiben Sie die Bezeichnung des Zeitabschnitts. In meinem Beispiel schreibe ich 01/2020 für Januar 2020. Diese Schreibweise macht Sinn, da somit alle Monate die gleiche Breite haben werden. Die Darstellung wäre deutlich komplizierter, wenn Sie die Monate voll ausschreiben. Ein Mai ist eben deutlich kürzer als ein September.

Zeitstrahl - Monate

Zeitstrahl – Monate

 

Schritt 4: Schriftgröße anpassen

Powerpoint wählt standardmäßig eine zu große Schriftart. Diese müssen Sie nun verkleinern. Füllen Sie zunächst auch die Zeitwerte in die übrigen Spalten (Februar bis Dezember). Markieren Sie dann die gesamte Tabelle indem Sie auf den Tabellenrand klicken (Dass Sie die Tabelle angeklickt haben, merken Sie an dem schraffierten Rand, der Ihre Tabelle nun umgibt).

Schrift verkleinern

Schrift verkleinern

Nachdem Sie die Tabelle markiert haben können Sie nun ganz einfach mit dem Größer/Kleiner-Werkzeug (siehe nächsten Screenshot) die Schriftgröße solange verkleinern, bis alle Ihre Zeitwerte in die Spalten passen.

Schrift verkleinern

Schrift verkleinern

Das Ergebnis sollte dann so aussehen:

Zeitstrahl Monate optimale Textgroesse

Zeitstrahl Monate optimale Textgroesse

 

Schritt 5: Arbeitspakete und Phasen einrichten

Nun können Sie damit beginnen Phasen bzw. Arbeispakete in Ihren Zeistrahl einzutragen. Klicken Sie dazu in PowerPoint auf den Reiter „Einfügen“ und dort auf „Formen“. Wählen Sie zum Beispiel den Richtungspfeil, Rechtecke oder Symbole gemäß Ihrer Terminologie.

Phasen einfügen

Phasen einfügen

 

Schritt 6: Beschriften der Phasen und Arbeitspakete im Zeitstrahl

Nachdem Sie für die erste Phase bzw. für das erste Arbeitspaket einen Pfeil angelegt haben können Sie diesen nun beschriften. Klicken Sie einfach den Pfeil an und beginnen Sie zu schreiben (Powerpoint schreibt nun in Ihren Pfeil. Die Schrift können Sie nach Belieben ausrichten/formatieren. Im Beispiel habe ich die Schrift linksbündig ausgerichtet und den Schriftgrad über das Größer/Kleiner-Symbol – vgl. Schritt 5 – angepasst). Wiederholen Sie die Schritte 6 und 7 so häufig, wie Sie Phasen/Arbeitspakete anlegen möchten.

Zeitstrahl - Phasen - Arbeitspakete

Zeitstrahl – Phasen – Arbeitspakete

 

Schritt 7: Den aktuellen Zeitpunkt im Zeitstrahl festlegen

Damit haben Sie nun einen fertigen Zeitstrahl, der sich sowohl für Präsentationen als auch als ausgedrucktes Hand-Out sehr gut eignet. Sie können Ihre Darstellung noch erweitern, indem Sie den aktuellen Zeitpunkt mit einem roten Strich kenntlich machen. Selbstverständlich können Sie mit der Darstellung der Pfeile beliebig variieren (ein weiterer wesentlicher Vorteil ggü. den Gantt-Diagrammen in den Projektmanagement-Werkzeugen.)

fertiger Zeitstrahl in PowerPoint

fertiger Zeitstrahl in PowerPoint

 

Viel Erfolg mit Ihrem Zeitstrahl in Ihren Projekten!

Tipp: Die soeben erarbeitete Vorlage können Sie sich fix und fertig herunterladen. Projektmanagement24 bietet 135 Projektmanagement-Vorlagen. Unter anderem auch die Vorlage Zeitstrahl in PowerPoint.

 

 

 

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Marco Elling

Diplom-Betriebswirt. Projektmanager seit 1996. Zertifizierter Strategieberater. Fokus: Strategieentwicklung & Zielerreichungssysteme.

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Icke - Juni 14, 2017 Antworten

Danke, das mit der Tabelle erspart auf den ersten Blick die vielen senkrechten Striche, die ich dann nachziehen müsste.

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