Projekt-Statusbericht in Word
.Als Projektleiter ist es Ihre Pflicht, Ihre Auftraggeber und wesentliche Stakeholder über den aktuellen Stand des Projekts zu informieren. Dazu verwenden Sie möglichst einen einheitlich formatierten Projekt-Status-Bericht, der es den Lesern schnell ermöglicht, die wesentlichen Projektinformationen zu erfassen.Welchen Zweck erfüllt der Projekt-Statusbericht?
- Mit einem regelmäßig erstellten Projekt-Statusbericht kommen Sie als Projektleiter Ihrer Informationspflicht gegenüber Ihrem Auftraggeber und wesentlichen Stakeholdern nach.
- Durch regelmäßige Erstellung eines Projekt-Statusberichts führen Sie sich selbst regelmäßig alle Facetten Ihres Projekts vor Augen und vergessen somit keine wesentlichen Details. Es empfiehlt sich, rechtzeitig zur Erstellung des Projekt-Statusberichts mit Ihren Projektmitarbeitern zu sprechen, um den Stand der einzelnen Beteiligten abzufragen.
- Projekt-Statusberichte haben Dokumentations-Charakter. Wenn Sie zu einem Zeitpunkt prüfen wollen, wann welche wesentlichen Veränderungen eingetreten und Entscheidungen getroffen wurden, lässt sich das anhand der Projekt-Statusberichte rekonstruieren.
- Projektstatus-Berichte unterstützen Sie bei der späteren Erstellung des Projekt-Abschlussberichts. Daher lohnt es sich, Projektstatus-Berichte zu archivieren.
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Projekt-Statusbericht als Vorlage in Word zum Download
Wer erstellt den Projekt-Statusbericht?
Sie als Projektleiter sind dafür verantwortlich, Ihre Auftraggeber und Stakeholder über den aktuellen Projektstatus zu informieren. Sprechen Sie rechtzeitig vor Erstellung des Projekt-Statusberichts mit Ihren Projektmitarbeitern, um wesentliche Entwicklungen richtig wiederzugeben, und um bei Fehlentwicklungen eingreifen zu können. Klären Sie mit den Empfängern des Projekt-Statusberichts ab, welche Informationen sie von Ihnen in welcher Tiefe erwarten.
Was enthält der Projekt-Statusbericht?
- Geben Sie den aktuellen Fortschritt Ihres Projekts in Prozent an. Soweit Sie für alle Arbeitspakete Ihres Projekts eine Planung durchgeführt haben, sollten Sie bzw. Ihr Projektteam in der Lage sein, den Fertigstellungsgrad zu beziffern.
- Wie hoch ist aktuell das Terminrisiko? Geben Sie einen Prozentwert an. Ein hoher Prozentwert bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass der Termin nicht gehalten werden kann.
- Wie hoch ist aktuell das Kostenrisiko? Geben Sie einen Prozentwert an. Ein hoher Prozentwert bedeutet, dass die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass die Kosten den Plan überschreiten.
- Nutzen Sie die Projekt-Ampel, um einen Gesamt-Status Ihres Projekts anzugeben. Grün bedeutet, dass sich Ihr Projekt im Plan befindet. Gelb bedeutet, dass es Probleme gibt für die Sie aber bereits Gegenmaßnahmen eingeleitet haben und davon ausgehen, dass die Gegenmaßnahmen wirken. Rot bedeutet, dass es gravierende Abweichungen gibt. Eine oder mehrere der Zielgrößen Zeit, Kosten oder Qualität/Umfang sind nicht mehr realisierbar. Machen Sie ein Kreuz rechts neben den Status, der für Ihr Projekt zutrifft.
- Ergänzen Sie Ihren Projekt-Status durch eine textliche Erläuterung im Feld „Gesamt-Status“.
- Tabellarisch sollten Sie nun alle Ihre Projekt-Meilensteine auflisten und den geplanten Termin und den aktuellen Termin für den Meilenstein nennen. Geben Sie zu jedem Meilenstein den aktuellen Status an: „Abgeschlossen“ bedeutet, dass der Projekt-Meilenstein erledigt ist. „Begonnen“ bedeutet, dass die Arbeiten für den Projekt-Meilenstein gestartet, aber noch nicht abgeschlossen sind. „Offen“ bedeutet, dass noch keine Aktivitäten zur Erreichung dieses Projektmeilensteins unternommen wurden.
- Nutzen Sie die Spalte „Anmerkungen“, um Aktivitäten zu erläutern, die zum jeweiligen Meilenstein unternommen wurden. Hier können sie auch Erläuterungen einfügen zu Projekt-Meilensteinen, die nicht im Plan sind.
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