Taskworld im Test

Ich habe Taskworld webbasiert als Cloud -/ SAAS-Lösung getestet. Nutzer können in der Cloud-/SAAS-Version eine kostenfreie Testphase in Anspruch nehmen. Sofort nach Registrierung ist die Software verfügbar. Ein aufwändiges Einrichtungsprojekt entfällt. Somit kann direkt mit der Anlage des ersten Projekts begonnen werden. Optional können bei Taskworld auch Installationen auf dedizierten Servern (Paket Business) oder auf eigenen Servern (Paket Enterprise) genutzt werden.

Schauen Sie sich das Video mit dem Taskworld-Test an.

Die oberste Organisationsebene in Taskworld sind sogenannte Workspaces. Innererhalb eines Workspaces lassen sich beliebig viele Projekte anlegen.

Bei der Anlage eines neuen Projekts stehen mehrere Templates zur Verfügung. Wahlweise kann mit einem Blanko-Projekt begonnen werden, einer Struktur nach Wochentage, nach Teammitgliedern, nach Abteilungen oder auch nach Kanban-Standard. Für die weitere Test-Dokumentation habe ich mich für ein Blanko-Projekt entschieden.

Im neuen Projekt lassen sich nun Tasklisten anlegen. Tasklisten dienen zur übersichtlichen Gliederung von Arbeitspaketen bzw. Aufgaben. Ein Klick auf "+" genügt und die erste Taskliste entsteht.

Schnell lassen sich innerhalb einer Taskliste einzelne Tasks anlegen. Ein Klick auf "+" genügt. Es können beliebig viele Tasks und auch beliebig viele weitere Tasklisten angelegt werden.

Taskworld bietet die Möglichkeit, zu jedem Task Attribute anzulegen. Zur Auswahl stehen:

• Start-Datum
• Fälligkeitsdatum
• Zugeteilte Ressourcen (Wer arbeitet an dem Task mit?)
• Follower (Wer soll über Änderungen an dem Task informiert werden?)
• Tags (zur Verschlagwortung)
• Zeiterfassung
• Komplexitätspunkte (Skala 1 bis 5) unterstützen agile Projektmanagement Verfahren
• Unterschiedliche Farbigkeiten ermöglichen optische Filter

Zusätzlich gibt es zu jedem Task Kommentierungsmöglichkeiten und es lassen sich Dateien anhängen. Insgesamt stehen 100 GB Datenvolumen je Workspace zur Verfügung. 

Ein zusätzliches Attribut sind "Orte". Hier kann definiert werden, in welche anderen Projekte ein Task referenziert wird. So kann ein Task z.B. im eigentlichen Projekt liegen und gleichzeitig in mehreren weiteren Projekten referenziert werden. So ist es beispielsweise möglich, ein Projekt "Managementsummary" anzulegen in dem die Leitungsebene nur die wesentlichen Tasks angezeigt bekommt und somit leichter den Überblick behält. 

Unterhalb der Task-Ebene lassen sich beliebig viele Checklist-Items anlegen. Diese stellen die unterste Gliederungsebene innerhalb der Projektstruktur dar.

Ist ein Checklist-Item oder ein Task erledigt, so genügt ein Klick auf das Kästchen. Der Projekfortschritt wird automatisch aktualisiert.

Das Anlegen von Ressourcen (Projekt Mitgliedern) und das Ressourcen Management sind in Taskworld recht einfach gelöst. Ein neues Projektmitglied wird per eMail in den Workspace eingeladen. Sobald die Einladung angenommen wurde, steht die Ressource für das Projekt zur Verfügung. Hat das Mitglied noch keinen Account, so muss dieser zunächst vom Mitglied neu angelegt werden. 

Ein Haken ist, dass man Mitgliedern erst dann Aufgaben zuweisen kann, wenn diese eine Einladung erhalten haben. Das Vor-Planen eines Projekts - ohne, dass die Mitglieder bereits eingeladen werden -  ist nicht möglich.  

Ressourcen werden je Task zugeordnet. Dabei wird unterschieden, wer für den Task zuständig ist und wer sich als Follower informieren lassen kann. Einem Task können mehrere Personen zugeordnet werden.

Taskworld unterscheidet zwei verschiedene Rollen

• Administrator - darf Projekte anlegen und löschen
• Mitglieder - dürfen innerhalb des Projekts Tasks lesen oder bearbeiten 

Während der Administrator alles darf (Anlegen und Löschen von Projekten, Einladen und Entfernen von Mitgliedern etc.) lassen sich die Rechte der Mitglieder in drei Stufen regeln:

• Mitglied darf Tasks anlegen und editieren
• Mitglied darf Tasks lesen
• Mitglied darf eigene Tasks lesen

Innerhalb eines Projekts haben alle Mitglieder die gleiche Berechtigungsstufe. Eine Unterscheidung auf Personenebene ist nicht möglich.

Im Dashboard von Taskworld gibt es eine Übersicht aller laufenden - für den angemeldeten Nutzer sichtbaren - Projekte. Favorisierte Projekte lassen sich hervorheben und bekommen somit besondere Aufmerksamkeit. Der Fortschritt der Projekte lässt sich auf einen Blick erfassen. 

Taskworld bietet verschiedene Projektansichten und Reports. Neben der Listen-Darstellung, die Sie bereits weiter oben sehen konnten, wird parallel eine Gantt Darstellung generiert. Hier lassen sich die Arbeitspakete im Zeitverlauf inkl. Phasen und Abhängigkeiten abbilden. 

Gleichzeitig wird eine Analyse des Projekts erstellt: Wie viele Tasks sind offen? Wie viele sind erledigt? Diese Darstellung gibt es auf Projektebene sowie auf Tasklisten-Ebene. Zusätzlich wird ein Burndown-Chart generiert, das den Erledigt-Status im Zeitverlauf dokumentiert.

Taskworld bietet verschiedene Möglichkeiten zur Kollaboration. Dazu zählt zum einen die Möglichkeit, gemeinsam an Tasks zu arbeiten und einen gemeinsamen Blick auf den Projektfortschritt zu haben. Der gemeinsame Zugriff auf Dateien erleichtert Abstimmungsprozesse. Ergänzt wird dies durch Kommentierungsmöglichkeiten. Zusätzlich bietet Taskworld eine Chatfunktion, die es Projektmitgliedern ermöglicht, ad hoc Kontakt zueinander aufzunehmen. Ein weiteres Feature ist die "Seen"-Funktion. Damit ist transparent, wer welche Informationen erhalten hat und wer nicht. Kommentare und Tasks können auch per eMail eingereicht werden.

Das zeitgleiche gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten - ähnlich wie in Google Docs oder in Kudos Boards ist in Taskworld nicht möglich.

Kern von Kollaboration ist, dass Projektbeteiligte Informationen miteinander teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. An einzelne Tasks lassen sich in Taskworld sehr viele Dateien anhängen (Limit je Workspace: 100 GB). Die Dokumente lassen sich dezentral auf Taskebene oder zentral auf Projektebene einsehen und mit Kommentaren versehen. Dokumente liegen somit nur einmal vor und es kommt zu keinen Redundanzen.

Das Wiederfinden von Informationen innerhalb einer Projektmanagement Software ist ein zentrales Feature. Taskworld bietet neben einer Volltextsuche die Möglichkeit, Tasks mit Tags zu versehen und sie darüber wiederzufinden. Durch farbliche Hervorhebungen (Labels) wird die Usability erhöht. Darüber hinaus gibt es Filterfunktionen, die es z.B. ermöglichen nur Tasks einer bestimmten Person anzuzeigen oder nur Tasks anzuzeigen, die innerhalb eines bestimmten Zeitfensters relevant sind.

Projektmanagement24 hat einen Anforderungskatalog entwickelt, der es Entscheidern erleichtert, die richtige Software für sich zu finden. Der Katalog umfasst inzwischen mehr als 70 Kriterien. Ergebnis der Auswertung ist ein übersichtlicher Soll-Ist-Vergleich (siehe nachfolgendes Bild).

Basis für die visuelle Darstellung ist eine quantifizierte Auswertung des Kriterienkatalogs. Hierbei sind die spezifischen Soll-Anforderungen von Projektmanagment24 eingeflossen. Um den Soll-Ist-Vergleich für Ihre Situation durchzuführen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. 

Der Soll-Ist-Vergleich zeigt, dass Taskworld die Erwartungen in fast allen Managementgebieten erfüllt (Portfolio Management, Stakeholder Management, Zeit Management, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Kommunikationsmanagement, Beschaffungsmanagement, Sonstiges). Beim Inhalts- und Umfangmanagement fehlt die Möglichkeit, einen Task auch anteilig als erledigt zu bewerten. Stattdessen gibt es nur die beiden Stufen offen oder erledigt. Dies mag für andere Anwender verzichtbar sein. Ansonsten ist das Inhalts- und Umfangmanagement mit 86% Erfüllung eines der Kern-Features von Taskworld. Im Bereich Kostenmanagement kann in Taskworld ausschließlich mit Komplexitätspunkten von eins bis fünf gearbeitet werden. Kostenkalkulation, Kostenerfassung und ein Soll-Ist-Vergleich der Kosten sind nicht vorgesehen. Beim Ressourcenmanagement weichen Soll und Ist voneinander ab, weil zwar die Anlage von Ressourcen und das Nachhalten des Ressourcenverbrauchs möglich sind. Es fehlt jedoch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu hinterlegen und einen Soll-Ist-Abgleich durchzuführen.  

Hier können Sie einen kostenfreien Test-Account einrichten: