Taskworld im Test

Auf der Suche nach einer Projektmanagement Software bzw. Kollaborations Lösung bin ich auf Taskworld gestoßen. Seit einigen Wochen teste ich diese Software nun. Hier mein Erfahrungsbericht.

Sofort startklar

Ich habe Taskworld webbasiert als Cloud -/ SAAS-Lösung getestet. Nutzer können in der Cloud-/SAAS-Version eine kostenfreie Testphase in Anspruch nehmen. Sofort nach Registrierung ist die Software verfügbar. Ein aufwändiges Einrichtungsprojekt entfällt. Somit kann direkt mit der Anlage des ersten Projekts begonnen werden. Optional können bei Taskworld auch Installationen auf dedizierten Servern (Paket Business) oder auf eigenen Servern (Paket Enterprise) genutzt werden.

Video zu Taskworld

Schauen Sie sich das Video mit dem Taskworld-Test an.

Das erste Projekt in Taskworld anlegen

Projekt anlegen

Die oberste Organisationsebene in Taskworld sind sogenannte Workspaces. Innererhalb eines Workspaces lassen sich beliebig viele Projekte anlegen.

Bei der Anlage eines neuen Projekts stehen mehrere Templates zur Verfügung. Wahlweise kann mit einem Blanko-Projekt begonnen werden, einer Struktur nach Wochentage, nach Teammitgliedern, nach Abteilungen oder auch nach Kanban-Standard. Für die weitere Test-Dokumentation habe ich mich für ein Blanko-Projekt entschieden.

Tasklisten anlegen in Taskworld

Neue Taskliste

Im neuen Projekt lassen sich nun Tasklisten anlegen. Tasklisten dienen zur übersichtlichen Gliederung von Arbeitspaketen bzw. Aufgaben. Ein Klick auf "+" genügt und die erste Taskliste entsteht.

Tasks anlegen in Taskworld

Tasks anlegen

Schnell lassen sich innerhalb einer Taskliste einzelne Tasks anlegen. Ein Klick auf "+" genügt. Es können beliebig viele Tasks und auch beliebig viele weitere Tasklisten angelegt werden.

Task Attribute anlegen

Taskworld bietet die Möglichkeit, zu jedem Task Attribute anzulegen. Zur Auswahl stehen:

  • Start-Datum
  • Fälligkeitsdatum
  • Zugeteilte Ressourcen (Wer arbeitet an dem Task mit?)
  • Follower (Wer soll über Änderungen an dem Task informiert werden?)
  • Tags (zur Verschlagwortung)
  • Zeiterfassung
  • Komplexitätspunkte (Skala 1 bis 5) unterstützen agile Projektmanagement Verfahren
  • Unterschiedliche Farbigkeiten ermöglichen optische Filter

Zusätzlich gibt es zu jedem Task Kommentierungsmöglichkeiten und es lassen sich Dateien anhängen. Insgesamt stehen 100 GB Datenvolumen je Workspace zur Verfügung. 

Ein zusätzliches Attribut sind "Orte". Hier kann definiert werden, in welche anderen Projekte ein Task referenziert wird. So kann ein Task z.B. im eigentlichen Projekt liegen und gleichzeitig in mehreren weiteren Projekten referenziert werden. So ist es beispielsweise möglich, ein Projekt "Managementsummary" anzulegen in dem die Leitungsebene nur die wesentlichen Tasks angezeigt bekommt und somit leichter den Überblick behält. 

Checklist Items anlegen

Unterhalb der Task-Ebene lassen sich beliebig viele Checklist-Items anlegen. Diese stellen die unterste Gliederungsebene innerhalb der Projektstruktur dar.

Tasks abschließen

Ist ein Checklist-Item oder ein Task erledigt, so genügt ein Klick auf das Kästchen. Der Projekfortschritt wird automatisch aktualisiert.

Ressourcen anlegen und managen in Taskworld

Das Anlegen von Ressourcen (Projekt Mitgliedern) und das Ressourcen Management sind in Taskworld recht einfach gelöst. Ein neues Projektmitglied wird per eMail in den Workspace eingeladen. Sobald die Einladung angenommen wurde, steht die Ressource für das Projekt zur Verfügung. Hat das Mitglied noch keinen Account, so muss dieser zunächst vom Mitglied neu angelegt werden. 

Ein Haken ist, dass man Mitgliedern erst dann Aufgaben zuweisen kann, wenn diese eine Einladung erhalten haben. Das Vor-Planen eines Projekts - ohne, dass die Mitglieder bereits eingeladen werden -  ist nicht möglich.  

Ressourcen zuweisen

Ressourcen werden je Task zugeordnet. Dabei wird unterschieden, wer für den Task zuständig ist und wer sich als Follower informieren lassen kann. Einem Task können mehrere Personen zugeordnet werden.

Rollen und Rechte in Taskworld

Taskworld unterscheidet zwei verschiedene Rollen

  • Administrator - darf Projekte anlegen und löschen
  • Mitglieder - dürfen innerhalb des Projekts Tasks lesen oder bearbeiten 

Während der Administrator alles darf (Anlegen und Löschen von Projekten, Einladen und Entfernen von Mitgliedern etc.) lassen sich die Rechte der Mitglieder in drei Stufen regeln:

  • Mitglied darf Tasks anlegen und editieren
  • Mitglied darf Tasks lesen
  • Mitglied darf eigene Tasks lesen

Innerhalb eines Projekts haben alle Mitglieder die gleiche Berechtigungsstufe. Eine Unterscheidung auf Personenebene ist nicht möglich.

Dashboards in Taskworld

Taskworld Übersicht

Im Dashboard von Taskworld gibt es eine Übersicht aller laufenden - für den angemeldeten Nutzer sichtbaren - Projekte. Favorisierte Projekte lassen sich hervorheben und bekommen somit besondere Aufmerksamkeit. Der Fortschritt der Projekte lässt sich auf einen Blick erfassen. 

Ansichten und Auswertungen in Taskworld

Gantt Ansicht in Taskworld

Taskworld bietet verschiedene Projektansichten und Reports. Neben der Listen-Darstellung, die Sie bereits weiter oben sehen konnten, wird parallel eine Gantt Darstellung generiert. Hier lassen sich die Arbeitspakete im Zeitverlauf inkl. Phasen und Abhängigkeiten abbilden. 

Fälligkeiten
Burndown

Gleichzeitig wird eine Analyse des Projekts erstellt: Wie viele Tasks sind offen? Wie viele sind erledigt? Diese Darstellung gibt es auf Projektebene sowie auf Tasklisten-Ebene. Zusätzlich wird ein Burndown-Chart generiert, das den Erledigt-Status im Zeitverlauf dokumentiert.

Kollaboration in Taskworld

Taskworld bietet verschiedene Möglichkeiten zur Kollaboration. Dazu zählt zum einen die Möglichkeit, gemeinsam an Tasks zu arbeiten und einen gemeinsamen Blick auf den Projektfortschritt zu haben. Der gemeinsame Zugriff auf Dateien erleichtert Abstimmungsprozesse. Ergänzt wird dies durch Kommentierungsmöglichkeiten. Zusätzlich bietet Taskworld eine Chatfunktion, die es Projektmitgliedern ermöglicht, ad hoc Kontakt zueinander aufzunehmen. Ein weiteres Feature ist die "Seen"-Funktion. Damit ist transparent, wer welche Informationen erhalten hat und wer nicht. Kommentare und Tasks können auch per eMail eingereicht werden.

Das zeitgleiche gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten - ähnlich wie in Google Docs oder in Kudos Boards ist in Taskworld nicht möglich.

Dokumentenmanagement in Taskworld

Kern von Kollaboration ist, dass Projektbeteiligte Informationen miteinander teilen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. An einzelne Tasks lassen sich in Taskworld sehr viele Dateien anhängen (Limit je Workspace: 100 GB). Die Dokumente lassen sich dezentral auf Taskebene oder zentral auf Projektebene einsehen und mit Kommentaren versehen. Dokumente liegen somit nur einmal vor und es kommt zu keinen Redundanzen.

Auffinden von Informationen in Taskworld

Das Wiederfinden von Informationen innerhalb einer Projektmanagement Software ist ein zentrales Feature. Taskworld bietet neben einer Volltextsuche die Möglichkeit, Tasks mit Tags zu versehen und sie darüber wiederzufinden. Durch farbliche Hervorhebungen (Labels) wird die Usability erhöht. Darüber hinaus gibt es Filterfunktionen, die es z.B. ermöglichen nur Tasks einer bestimmten Person anzuzeigen oder nur Tasks anzuzeigen, die innerhalb eines bestimmten Zeitfensters relevant sind.


Preismodelle

Taskworld bietet drei Preismodelle.

  • Professional für 10,99 Dollar je Monat je Nutzer (wird günstiger bei größeren Teams)
  • Dezidierter Server bei Taskworld (Preis auf Anfrage)
  • Selbst gehosteter Server (Preis auf Anfrage)

weitere Features

Zusätzliche Features in Taskworld sind:

  • Kollegiales Feedback zur Leistungsbewertung
  • Kalender-Export-Möglichkeit
  • Exportmöglichkeit in CSV-File
  • mobiles Arbeiten per Taskworld-App
  • DSGVO-Konformität

Soll-Ist-Vergleich Taskworld

Projektmanagement24 hat einen Anforderungskatalog entwickelt, der es Entscheidern erleichtert, die richtige Software für sich zu finden. Der Katalog umfasst inzwischen mehr als 70 Kriterien. Ergebnis der Auswertung ist ein übersichtlicher Soll-Ist-Vergleich (siehe nachfolgendes Bild).

Taskworld Soll Ist Vergleich

Basis für die visuelle Darstellung ist eine quantifizierte Auswertung des Kriterienkatalogs. Hierbei sind die spezifischen Soll-Anforderungen von Projektmanagment24 eingeflossen. Um den Soll-Ist-Vergleich für Ihre Situation durchzuführen, nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf. 

Der Soll-Ist-Vergleich zeigt, dass Taskworld die Erwartungen in fast allen Managementgebieten erfüllt (Portfolio Management, Stakeholder Management, Zeit Management, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Kommunikationsmanagement, Beschaffungsmanagement, Sonstiges). Beim Inhalts- und Umfangmanagement fehlt die Möglichkeit, einen Task auch anteilig als erledigt zu bewerten. Stattdessen gibt es nur die beiden Stufen offen oder erledigt. Dies mag für andere Anwender verzichtbar sein. Ansonsten ist das Inhalts- und Umfangmanagement mit 86% Erfüllung eines der Kern-Features von Taskworld. Im Bereich Kostenmanagement kann in Taskworld ausschließlich mit Komplexitätspunkten von eins bis fünf gearbeitet werden. Kostenkalkulation, Kostenerfassung und ein Soll-Ist-Vergleich der Kosten sind nicht vorgesehen. Beim Ressourcenmanagement weichen Soll und Ist voneinander ab, weil zwar die Anlage von Ressourcen und das Nachhalten des Ressourcenverbrauchs möglich sind. Es fehlt jedoch die Möglichkeit, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu hinterlegen und einen Soll-Ist-Abgleich durchzuführen.  

Fazit zu Taskworld:

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    Schneller intuitiver Start. Mittels Assistent wird der Nutzer bei der Einführung in Taskworld begleitet. Dadurch ist der Start ein Kinderspiel.  Wer zusätzlich bereits mit Trello oder Kudos Boards gearbeitet hat, hat es sogar noch einfacher.
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    Gute App für iOS und Android
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    Sehr schneller und kompetenter deutschsprachiger Support
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    Flexible Team-Zusammenstellung mit internen und externen Team-Mitgliedern
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    Statistische Auswertungen des Projektfortschritts
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    Transparente Weiterentwicklungs-Roadmap
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    DSGVO-Kompatibilität
  • Kostenmanagement und Ressourcenmanagement sind nur rudimentär ausgeprägt
  • keine kostenfreie Basisversion verfügbar - lediglich 15 Tage Testphase

Taskworld ist eine sehr gute Projektmanagement Software für Unternehmen jeder Größe, vom Einzelunternehmer über Start-Ups bis zu großen Gesellschaften. Der Start gelingt intuitiv und sehr schnell.  Taskworld entspricht agilen Standards in sehr hohem Maß. Taskworld erfüllt die DSGVO-Anforderungen. 

Taskworld war im durchgeführten Test die einzige Software, die alle "zwingend erforderlichen" Kriterien erfüllt hat. Lediglich bei drei Kriterien, die als "wünschenswert aber nicht zwingend erforderlich" eingestuft wurden, musste Taskworld passen (Kostenmanagement, anteiliger Fortschritt je Arbeitspaket, Abgleich der Ressourcenverfügbarkeit).

Das Preismodell ist fair. Für 10,99 Dollar je Nutzer je Monat können sich auch kleine Unternehmen die Software leisten. Der Preis ist günstiger oder gleich hoch im Vergleich zu Wettbewerbern, wobei Taskworld bessere Leistungen bietet. Bei wachsenden Teams reduziert sich der Preis je Mitglied noch. Nutzer haben die Möglichkeit die Software zunächst kostenfrei zu testen.


Taskworld testen

Marco Elling

Diplom-Betriebswirt. Projektmanager seit 1996. Zertifizierter Strategieberater. Fokus: Strategieentwicklung & Zielerreichungssysteme.

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