Kriterienkatalog zur Auswahl der richtigen Projektmanagement Software

Aus dem Soll-Ist-Vergleich lässt sich nach der Befüllung ein Lastenheft sowie ein Pflichtenheft ableiten.

Aus der Verdichtung sämtlicher Managementgebiete errechnet sich automatisch eine grafische Darstellung (siehe unten), die Soll und Ist übersichtlich in einen Gesamtüberblick bringt. Diese Darstellung kann sehr gut für Management Summaries verwendet werden.

Hier wird überprüft, ob die Projektmanagement Software Portfolio-Planung ermöglicht, ob ein Portfolio-Ranking erstellt werden kann, ob mehrere Projekte parallel gemanaged werden können, ob ein projektübergreifendes Ressourcenmanagement möglich ist und welche Sichten einzelne Nutzer auf das Portfolio haben.

Bietet die Projektmanagement Software die Möglichkeit, Stakeholder zu erfassen? Können die Erwartungen der Stakeholder hinterlegt werden? Werden Konfliktpotentiale abgebildet? Lässt sich ein Stakeholder Management Plan hinterlegen? Lassen sich die Stakeholder in Form eines Portfolios darstellen?

Im Inhalt- und Umfangmanagement geht es darum, ob und wie die Software Möglichkeiten bietet, Tasks (Aufgaben) anzulegen. Hier geht es neben dem "ob" vor allem um die Usability. Verantwortlichkeiten und Termine sollten sich bequem anlegen lassen. Und es sollte Möglichkeiten zur Taskverfolgung geben: Was ist erledigt? Was ist offen? Auch Erinnerungs-Funktionen sowie die Abbildung eines Fortschritts sollten enthalten sein.

Die Abbildung von Terminplänen ist ein zwingendes Kriterium in einer Projektmanagement Software. Nicht jede Software kann Gantt-Charts oder Netzpläne abbilden oder ermöglicht die direkte Bearbeitung in einer grafischen Darstellung. Darüber hinaus sind im Rahmen des Zeitmanagements ggf. auch Schnittstellen zu Kalender-Systemen (Google Kalender / Outlook etc.) von Bedeutung. Definieren Sie dies im Kriterienkatalog.

Welche Möglichkeiten bietet die Software bei der Kostenkalkulation, bei der Kostenerfassung und beim Soll-Ist-Abgleich?

Lassen sich Qualitätsanforderungen hinterlegen? Gibt es die Möglichkeit zum kollegialen Feedback unter den Projektbeteiligten?

Lassen sich Risiken in der Projektmanagement Software erfassen? Welche Möglichkeiten der Risikobewertung gibt es? Lassen sich Risikomanagementpläne hinterlegen? Gibt es eine visuelle Darstellung in Form eines Risikoportfolios?

Wie werden Ressourcen angelegt? Wie geht die Software mit Grundlasten um? Werden Verfügbarkeit und Verbrauch abgeglichen? Gibt es ein projektübergreifendes Ressourcenmanagement?

Das Managementgebiet Kommunikationsmanagement umfasst beispielsweise Kriterien wie verfügbare Sprachversionen, Möglichkeiten zur Kollaboration, zum Dokumentenmanagement, zum Workflowmanagement, Suchfunktionen und Aufbereitung von Reports. Diese Kriterien werden jeweils feiner untergliedert und ermöglichen anschließend eine differenzierte Auswertung.

Können Anfragen angelegt werden? Lassen sich Angebote managen? Gibt es ein Auftragsmanagement und einen Soll-Ist-Abgleich?

Zu den sonstigen Kriterien bei der Auswahl einer Projektmanagement Software zählen Fragen zur Plattform (cloudbasiert? lokale Installation?), Schnittstellenverfügbarkeit, Import- oder Exportmöglichkeiten, Lizenz- und Preismodell, Support, Sicherheit, sowie Fragen zur Investitionssicherheit, also: Wie groß ist die Kundenbasis im Markt? Wird das Produkt aktiv weiterentwickelt?