Prozessgruppen im Detail: Initiierungsprozess mit Checkliste

.In der Reihe „Prozessgruppen“ stellen wir von Projektmanagement24 die einzelnen Prozessschritte im Projektmanagement vor. Neben einer Erläuterung des Prozessschrittes bieten wir Ihnen auch eine Checkliste an.

Zugang zu der Checkliste Initiierungsprozess erhalten Sie weiter unten bei Klick auf den Button „Download“.

Ausgangspunkt des Initiierungsprozesses ist das Auftreten einer Anforderung, die sich nicht oder nur schwierig über die bestehende Organisation abbilden lässt. Aus der Anforderung heraus wird ein erstes grobes Projektziel formuliert. Dies geschieht in der Regel informell durch den Initiator der Anforderung in Abstimmung mit anderen Betroffenen oder mit potentiellen Promotoren.

Führt der Dialog über die Anforderung dazu, dass die erste grobe Kosten-Nutzen-Abschätzung positiv ausfällt, wird geklärt, wer als Auftraggeber auftritt (in der Praxis oftmals derjenige, der die Anforderung initiiert hat). Es wird geprüft, wer als Projektleiter in Frage kommt.

Nun beginnt die Phase der Ziel-Konkretisierung zwischen Auftraggeber und Projektleiter. Aus einer Umfeldanalyse leiten sich die wesentlichen Stakeholder ab. Diese sind zu klassifizieren: Wer hat welchen Einfluss und wer hat welches Interesse am Projekt? Abhängig von der Klassifizierung sind die Stakeholder in die Ziel-Konkretisierung einzubinden.

Aus der bis dahin erfolgten Analyse lassen sich neben den konkreten messbaren Zielen auch die Risiken des Projekts ableiten. Hieraus resultiert die Machbarkeitsprüfung. Ggf. stellt sich heraus, dass das Projekt zu umfangreich oder komplex ist. In diesem Fall empfiehlt sich eine Gliederung des Projekts in mehrere Teilprojekte. Abhängig von Umfang und Komplexität ist das Vorgehensmodell zu wählen.

Aus den Zielen wird der Business-Case sowie eine Darstellung des Projekt-Nutzens entwickelt.

Im nächsten Schritt werden das Projektteam sowie erforderliche Gremien (z.B. Lenkungsausschuss / Steuerungsgremium) definiert.

Aus sämtlichen vorangegangenen Schritten wird nun der Projektauftrag erstellt und dem Steuerungsgremium vorgelegt. Bei Genehmigung unterzeichnet sowohl das Steuerungsgremium wie auch der Projektleiter den Projektauftrag. Damit ist das Projekt offiziell gestartet.

Checkliste Initiierungsprozess steht zum Download zur Verfügung.

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