5 typische Pojektmanagement-Fehler und wie Sie diese vermeiden

Projekterfolg setzt sich aus vielen Teilen zusammen. Wie Sie 5 typische Projektmanagement-Fehler vermeiden, lesen Sie hier. Foto: RainerSturm / pixelio

.Mit dem Erfolg der eigenen Projekte steht und fällt auch das Erfolgsbarometer der eigenen Unternehmung. Gerade bei kleinen Unternehmen oder Selbstständigen ohne Erfahrung im Projektmanagement ist die Gefahr zu Scheitern groß. Der entstehende Frust bei allen Beteiligten ist oft nur das kleinere Übel – manch Jungunternehmer ist an diesen eigentlich unnötigen Misserfolgen bereits gescheitert. Nachfolgend haben wir 5 typische Fehler zusammengetragen, die bei den eigenen Projekten unbedingt vermieden werden sollten.

1. Fehler: Zu viele Projekte gleichzeitig

Viel bringt nicht immer auch viel. Das Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Aufgaben senkt die Produktivität, hält die Beteiligten nur auf und schadet der Qualität der Einzelprojekte. Bei geringer Zahl haben die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich besser zu fokussieren und Aufgaben erfolgreich abzuschließen.

2. Fehler: Fehlende Zielbestimmung

Was man nicht messen kann, kann man nicht kontrollieren. Also müssen Ziele von Anfang an genau definiert sein. Änderungen sollten nur möglich sein, wenn sie von den Stakeholdern befürwortet werden und wenn dies Auswirkungen auf den Zeitplan hat.

3. Fehler: Unrealistische Zeitpläne

Jedes Projekt steht in irgendeiner Weise unter Zeitdruck. Oft genug werden daher die Meilensteine zu eng gesetzt oder die Zeit für die Erfüllung von Teilaufgaben zu knapp kalkuliert. Eine gute Projektmanagement-Software, mit der sich Ressourcen und Zeitaufwand sinnvoll planen lassen, kann dabei hilfreich eingesetzt werden. Aber weil auch damit nicht alle Varianten erfasst werden können, sollte immer einen Puffer einkalkuliert werden – beim zeitlichen Aufwand, beim Budget und auch beim Personalaufwand.

4. Fehler: Schlechte Koordination, Kommunikation & Kollaboration

Mit dem Projektteam steht und fällt der Erfolg des Projekts. Das gesamte Team sollte mindestens einmal pro Woche zusammenkommen – zumindest virtuell. Dann sind alle Beteiligten auf dem Laufenden und die Abläufe geraten nicht ins Stocken. Das gilt übrigens gewissermaßen auch für Einzelkämpfer – man sollte sich mindestens einmal pro Woche die Zeit nehmen und den Fortschritt bzw. die nächsten Aufgaben analysieren.

5. Fehler: Unklare Aufgabenteilung

Aufgaben und Verantwortlichkeiten müssen klar zugewiesen werden. Das betrifft auch die Rolle des Projektmanagers. Dessen Aufgabe ist die Projektsteuerung und die Zuweisung der Verantwortlichkeit für Teilaufgaben. Ohne definierte Verantwortlichkeiten werden Aufgaben entweder redundant erledigt oder gar nicht.

Bonustipp

Bei jedem Projekt treten im Verlauf Fehler und Veränderungen auf. Das ist normal. Diese sollten erkannt und die Planung entsprechend angepasst werden. Fehler sollten nicht wiederholt werden.

Fazit

Selbstständige und Jungunternehmer können durch bewusstes Projektmanagement Aufgaben besser koordinieren, gleichzeitig die Qualität der Ergebnisse steigern und Fehler vermeiden, um so die Weichen für weitere Mitarbeiter und Wachstum zu legen.

Bei Mehr-Personen-Projekten ist eine Unterstützung durch eine web-basierte Software-Lösung empfehlenswert, denn so können die Projektbeteiligten von zahlreichen Geräten aus (PC, Mac, Smartphone) und ortsunabhängig (Büro, Außer-Haus-Kundentermine, Home-Office) auf die Projekte zugreifen und die Teammitglieder bleiben auf dem gleichen Stand, da alle Projekte und die dazugehörigen Dokumente zentral gespeichert werden. Es wird auch vermieden, dass Wissen verloren geht, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet oder eine andere Aufgabe übernimmt.

Passende Anwendungen sind preiswert und rentieren sich schon nach kurzer Zeit. Comindware Project beginnt beispielsweise schon ab 18,39 Euro zzgl. MwSt. pro Monat und Nutzer (gehostete Mietversion) bzw. 276 Euro zzgl. MwSt. einmalig (In-house-Kaufversion). Damit sind zwar noch nicht alle möglichen Probleme gelöst, das Team aber ist von monotonen Standardaufgaben entlastet und kann die Anstrengungen auf die Erreichung der Projektziele richten.

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